Mietkonto für Hausverwaltungen und gewerbliche Vermieter

Was das Mietkonto kann

Wohnraum und Gewerberaum

Sie wählen beim Anlegen, ob es um Wohnraum oder Gewerberaum geht. Die Art bestimmt Zinssatz und Hinweise. Nach der ersten Mietserie lässt sie sich nicht mehr ändern; legen Sie dann ein neues Mietkonto an.

Mieten als Serie

Sie geben Nettomiete, Betriebskostenvorauszahlung, Zeitraum und die Fälligkeit laut Mietvertrag ein. Für jeden Monat legt fordify je eine Hauptforderung für die Nettomiete und für die Betriebskostenvorauszahlung mit dem Fälligkeitsdatum an, jeweils mit einer Zinsperiode ab dem Folgetag. Das setzt voraus, dass der Zahlungstag nach dem Kalender bestimmt ist, etwa durch den Mietvertrag oder § 556b Abs. 1 BGB; dann gerät der Mieter ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Eine vereinbarte Betriebskostenpauschale erfassen Sie nicht als Vorauszahlung, sondern rechnen sie in die Nettomiete ein; für sie gibt es keine Abrechnung. Ändert sich die Miete, erzeugen Sie je Zeitraum eine eigene Serie – die bisherige bis zum Vormonat, die neue ab dem Monat der Änderung.

Werktage sind Montag bis Freitag ohne bundesweite Feiertage und ohne die gesetzlichen Feiertage des gewählten Bundeslandes; der Samstag zählt nicht mit. Die Miete ist spätestens bis zum dritten Werktag des Monats zu entrichten, wenn der Mietvertrag nichts anderes bestimmt (§ 556b Abs. 1 BGB, für Gewerberäume über § 579 Abs. 2 BGB).

Verrechnung nach § 366 BGB

Zahlungen mit Tilgungsbestimmung sind auf die bestimmte Forderung angerechnet (§ 366 Abs. 1 BGB). Zahlungen ohne Tilgungsbestimmung sind nach § 366 Abs. 2 BGB angerechnet: zuerst auf die offenen Betriebskostenvorauszahlungen, dann auf die Nettomieten, jeweils die älteste zuerst (BGH, Urt. v. 21.03.2018 – VIII ZR 68/17). Innerhalb einer Forderung zuerst auf Kosten, dann auf Zinsen, zuletzt auf die Hauptforderung (§ 367 Abs. 1 BGB).

Eine Gutschrift, die Sie dem Mieter gegenüber ausdrücklich mit einer bestimmten Forderung verrechnet haben, etwa ein Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung, erfassen Sie als Aufrechnung; fordify rechnet sie dann nur auf den Hauptbetrag dieser Forderung an (§ 389, § 396 Abs. 1 BGB), die bis dahin entstandenen Zinsen bleiben offen. Ein Guthaben aus einer Abrechnung, die Sie im Mietkonto erfasst haben, legt fordify selbst als Gutschrift zum Tag der Abrechnung an; haben Sie es dem Mieter gegenüber mit einer bestimmten Forderung verrechnet, setzen Sie an dieser Gutschrift das Kästchen „Aufrechnung“. Als Datum geben Sie den Tag an, an dem das Guthaben fällig wurde – bei einem Abrechnungsguthaben das Datum der Abrechnung. Die Forderung gilt in Höhe der Gutschrift als mit diesem Tag erloschen (§ 389 BGB); fordify rechnet Zinsen auf den aufgerechneten Betrag bis einschließlich dieses Tages und ab dem Folgetag nur auf den Rest.

Zinsen

Für Wohnraum rechnet fordify mit Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB); der Mieter von Wohnraum ist in der Regel Verbraucher. Bei Gewerberaum wählen Sie fünf oder neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; neun gelten nur, wenn an dem Mietvertrag kein Verbraucher beteiligt ist (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB) – eine Vorgabe macht fordify nicht. Die Zinsen rechnet fordify je Forderung tagesgenau ab dem Tag nach der Fälligkeit, wenn der Mieter ohne Mahnung in Verzug ist (siehe „Mieten als Serie“); sonst passen Sie den Zinsbeginn in der Forderung an.

Minderung

Minderungen werden je Monat erfasst – als berechtigt (mindert die Miete des Monats ab Fälligkeit) oder als vom Mieter behauptet und bestritten (nur Vermerk); in die Schwelle gehen nur berechtigte ein.

Nutzungsentschädigung

Die Nutzungsentschädigung (§ 546a BGB) wird als eigene Serie für die Zeit nach dem Vertragsende erfasst, ohne Abrechnungsreife, mit Zinsen erst ab dem Tag nach einem eingetragenen Verzugsbeginn; liegt der Stichtag nach dem Vertragsende, zeigt fordify die Kündigungsschwelle nicht mehr.

Rechnerische Schwelle nach § 543 BGB

In der Fallansicht zeigt fordify, ob der erfasste Rückstand an Miete die Beträge aus § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB erreicht. Die Anzeige erscheint nicht im PDF. fordify wendet die Beträge aus § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und § 569 Abs. 3 Nr. 1 BGB auf die von Ihnen erfassten Mieten, Zahlungen und Minderungen an. Die Anzeige ist eine Rechenhilfe und keine Aussage darüber, ob eine Kündigung wirksam wäre. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung im Einzelfall. Eine Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung zählt nicht in die rechnerische Schwelle; Betriebskostennachzahlungen sind nach ganz überwiegender Auffassung keine Miete im Sinne des § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB, der Bundesgerichtshof hat die Frage offengelassen (Beschl. v. 13.08.2024 – VIII ZR 255/21).

Kontotabelle in Vorschau und PDF

Unter der Forderungsaufstellung steht das Mietkonto: Soll, Haben und offener Betrag in zeitlicher Folge, zu jeder Zahlung die Forderungen, auf die sie angerechnet wurde. Die Summe stimmt mit dem Ergebnis der Aufstellung überein.

So sieht das Mietkonto aus

Ein Beispiel mit erfundenen Daten: Wohnung in Nordrhein-Westfalen, Nettomiete 650,00 € und Betriebskostenvorauszahlung 150,00 € monatlich ab Januar 2026, fällig am 3. Werktag des Monats. Der Mieter zahlt am 10.02.2026 800,00 € und am 10.03.2026 500,00 €, jeweils ohne Tilgungsbestimmung, und am 07.04.2026 800,00 € mit dem Verwendungszweck „Miete 04/2026“. Stichtag ist der 30.04.2026.

Die Zahlung vom 10.02. geht zuerst auf die Vorauszahlungen für Januar und Februar, erst der Rest auf die Nettomiete Januar. Die Zahlung vom 10.03. tilgt zuerst die Vorauszahlung März, dann den Rest der Nettomiete Januar und einen Teil der Nettomiete Februar. Innerhalb jeder Forderung gehen die Zahlungen zuerst auf die Zinsen. Die Zahlung mit Verwendungszweck tilgt die Miete April vollständig. Die Zinsen je Forderung stehen in der Forderungsaufstellung über der Kontotabelle.

In vier Schritten zur Aufstellung

1. Neuen Fall als Mietkonto anlegen und Wohnraum oder Gewerberaum wählen.
2. Bundesland der Mietsache wählen und die Mieten als Serie erzeugen: Nettomiete, Vorauszahlung, Zeitraum, Fälligkeit laut Mietvertrag.
3. Zahlungen erfassen; nennt der Verwendungszweck einen Monat, wählen Sie ihn als Tilgungsbestimmung.
4. Vorschau prüfen und die Forderungsaufstellung mit Kontotabelle als PDF speichern.

Für Hausgeldrückstände in einer Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es das Hausgeldkonto (WEG).

Vorauszahlungen und Abrechnungsreife

Nach Erteilung der Betriebskostenabrechnung, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB), kann der Vermieter die Vorauszahlungen nicht mehr verlangen, sondern nur noch den Saldo aus der Abrechnung (BGH, Urt. v. 16.06.2010 – VIII ZR 258/09). Bei Gewerberaum gilt keine gesetzliche Frist; der Vermieter muss innerhalb einer angemessenen Frist abrechnen, in der Regel innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums (BGH – XII ZR 22/07); fordify belegt die Frist so vor, Sie können sie anpassen. Sie geben den Abrechnungszeitraum und, sobald sie vorliegt, die Abrechnung ein. Ab dem früheren der beiden Zeitpunkte nimmt fordify offene Vorauszahlungen aus der Restforderung, rechnet Zinsen darauf bis einschließlich dieses Tages – diese Zinsen bleiben offen – und führt den Saldo aus der Abrechnung als eigene Forderung oder Gutschrift weiter; bereits verrechnete Zahlungen bleiben verrechnet. Verzugszinsen auf rückständige Vorauszahlungen bis zur Abrechnungsreife hat der Bundesgerichtshof für Gewerberaum zugesprochen (Urt. v. 26.09.2012 – XII ZR 112/10); für Wohnraum ist das nicht entschieden – fordify weist Sie vor dem Export darauf hin. Ohne erfassten Abrechnungszeitraum rechnet das Mietkonto Vorauszahlungen, die am Ende des zwölften Monats nach ihrem Monat noch offen sind, samt Zinsen bis zum Stichtag weiter und gibt die Aufstellung wegen möglicher Abrechnungsreife als Prüfentwurf aus.

Was das Mietkonto noch nicht kann

• Feiertage: fordify berücksichtigt die gesetzlichen Feiertage des Bundeslandes, in dem die Mietsache liegt (Stand 07.10.2026). Einmalige Feiertage, die ein Land durch Verordnung bestimmt, und die Feiertage am Wohnsitz eines Mieters in einem anderen Bundesland berücksichtigt fordify nicht; das Datum können Sie in der Forderung ändern.
• Fester Jahreszins: Das Mietkonto rechnet mit Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Einen im Mietvertrag vereinbarten festen Jahreszins (etwa „8 % jährlich“) bildet es noch nicht ab.

Teil von Pro

Das Hausgeld- und Mietkonto ist Teil von Pro. Pro können nur Unternehmer erwerben (§ 14 BGB) – etwa Hausverwaltungen und WEG-Verwalter, gewerbliche Vermieter, Inkassounternehmen und Kanzleien. Wer Wohnungen nur als privates Vermögen verwaltet, ist in der Regel Verbraucher und kann Pro nicht kaufen; die Forderungsaufstellung ohne Konto steht allen kostenlos offen.