Kunde zahlt nicht: Forderungsaufstellung für Handwerk und Bau mit Teilzahlungen und Verzugszinsen

Wann die Vergütung fällig wird

Bei einem Bauvertrag (§ 650a BGB) wird die Vergütung fällig, wenn der Besteller das Werk abgenommen hat (oder die Abnahme nach § 641 Abs. 2 BGB entbehrlich ist) und der Unternehmer eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hat; die Schlussrechnung gilt als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen ihre Prüffähigkeit erhebt (§ 650g Abs. 4 BGB). Bei anderen Werkverträgen, etwa einer Reparatur ohne Bauwerksbezug, wird die Vergütung mit der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB).

Für die Aufstellung heißt das: Zu jeder Rechnung gehören das Datum der Abnahme und, beim Bauvertrag, der Zugang der Schlussrechnung. Ohne diese Angaben lässt sich nicht sagen, ab wann der Kunde zahlen musste.

Verzug

In Verzug kommt ein Kunde durch Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung; gegenüber einem Verbraucher gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verträgen nach VOB/B gilt für den Verzug deren § 16 Abs. 5 Nr. 3; dort ist ebenfalls eine Frist von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung vorgesehen, die nur bei ausdrücklicher, sachlich gerechtfertigter Vereinbarung auf höchstens 60 Tage verlängert werden kann.

Haben die Parteien einen Zahlungstag nach dem Kalender vereinbart, etwa im Auftrag, kommt der Kunde mit Ablauf dieses Tages auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Zahlungsziel, das der Betrieb nur auf die Rechnung schreibt, ist keine solche Vereinbarung; es ändert aber nichts an der 30-Tage-Regel, und nach seinem Ablauf setzt eine Mahnung den Kunden in Verzug.

Handwerksbetriebe und Bauunternehmen handeln bei ihren Aufträgen als Unternehmer (§ 14 BGB). Für Zinssatz, Pauschale und die 30-Tage-Regel kommt es deshalb allein darauf an, ob der Kunde Verbraucher (§ 13 BGB) oder Unternehmer ist.

Zinssatz und Pauschale

Gegenüber einem Unternehmer fallen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und die Pauschale von 40 Euro an; die Pauschale gilt nach § 288 Abs. 5 Satz 2 BGB auch für Abschlagszahlungen. Ob sie für jede einzelne Abschlagsforderung gesondert entsteht, ist nicht höchstrichterlich entschieden (BGH – VII ZR 115/18, offengelassen); setzen Sie mehrere Pauschalen aus einem Auftrag an, weisen Sie sie je Rechnung getrennt aus. Gegenüber Verbrauchern gelten fünf Prozentpunkte und keine Pauschale.

Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli (§ 247 Abs. 1 BGB); eine Aufstellung, die über einen solchen Stichtag reicht, teilt den Zeitraum deshalb in Abschnitte. Wie die Pauschale auf spätere Inkasso- oder Anwaltskosten angerechnet wird, beschreibt der Artikel 40-Euro-Pauschale und Inkassokosten.

Teilzahlungen zuordnen

Zahlt der Kunde einen Teil, kommt es zuerst darauf an, ob er bestimmt hat, welche Rechnung getilgt werden soll (§ 366 Abs. 1 BGB). Eine Überweisung mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck ist eine solche Bestimmung. Innerhalb der bestimmten Rechnung gilt § 367 Abs. 1 BGB: zuerst die Kosten, dann die Zinsen, zuletzt die Hauptforderung.

Fehlt eine Bestimmung, gibt § 366 Abs. 2 BGB die Reihenfolge vor: zuerst die fällige Schuld, unter mehreren fälligen die, die dem Gläubiger geringere Sicherheit bietet, dann die lästigere, dann die ältere; bei gleichem Alter verhältnismäßig. Sind die Rechnungen gleich gesichert und gleich verzinst, geht die Zahlung damit auf die älteste fällige Rechnung. Die Einzelheiten stehen im Artikel Teilzahlungen nach §§ 366, 367 BGB verrechnen.

Abschlagsrechnungen und Einbehalt

Für Teilleistungen kann der Unternehmer Abschlagszahlungen verlangen (§ 632a BGB). Solange eine Abschlagsrechnung für sich offen ist, steht sie in der Aufstellung wie jede andere Rechnung, mit eigenem Verzugsbeginn und eigenen Zinsen.

Wie offene Abschläge nach Erteilung der Schlussrechnung aufzustellen sind und wann ein Sicherheitseinbehalt fällig wird, behandelt dieser Artikel nicht. In beiden Fällen kommt es auf den Vertrag und den Stand der Abrechnung an.

Mahnbescheid und Klage

Im Mahnantrag wird jede Forderung einzeln bezeichnet, bei Werklohn also mit Rechnungsnummer und Datum, etwa „Rechnung 2026-058 vom 25.06.2026“. Zinsen werden als laufende Zinsen mit Satz und Beginn je Forderung angegeben oder als ausgerechneter Betrag für einen abgeschlossenen Zeitraum. Teilzahlungen vor dem Antrag sind vorher anzurechnen; beantragt wird der verbliebene Rest. Wie die Angaben aus der Aufstellung in den Antrag übertragen werden, beschreibt der Artikel Forderungsaufstellung im Mahnverfahren.

Widerspricht der Kunde, geht das Verfahren ins streitige Verfahren. Dann muss jede Forderung schlüssig dargelegt werden: Auftrag, Abnahme, Rechnung, Fälligkeit, Verzug und Zahlungen. Die Aufstellung ist dafür die Anlage, auf die sich der Vortrag stützt.

Kosten des Mahnbescheids berechnen → Gerichtsgebühr und Anwaltsvergütung für den Antrag aus dem Gesamtbetrag der Forderungen.

Verjährung

Werklohnforderungen verjähren in der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Betrieb von den maßgeblichen Umständen Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB), ebenso die Erhebung der Klage (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 BGB).

Verjährungsfrist einer Forderung berechnen → Fristende aus Entstehung und Kenntnis, ohne Hemmung und Neubeginn.

Beispiel: drei Rechnungen, durchgerechnet

Ein Malerbetrieb hat für eine Hausverwaltung, eine GmbH, drei Aufträge ausgeführt: Fassadenanstrich Halle 2 für 3.570,00 €, Treppenhaus Haus A für 1.785,00 € und Büroetage 3. OG für 4.165,00 €. Jeder Auftrag ist abgenommen und abgerechnet. In den Aufträgen ist für jede Rechnung ein Zahlungstag vereinbart: 09.06., 30.06. und 19.07.2026. Der Kunde zahlt bis dahin nicht; die Zinsen laufen deshalb ab dem jeweils folgenden Tag.

Am 07.08.2026 überweist der Kunde 2.000,00 € ohne Verwendungszweck, am 01.09.2026 1.785,00 € mit dem Verwendungszweck „Rechnung 2026-047“. Der Betrieb stellt die Forderung zum 30.09.2026 auf, mit neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, weil der Kunde Unternehmer ist. Pauschalen setzt er in diesem Beispiel nicht an.

Die Zahlung vom 07.08.2026 trägt keine Bestimmung. Alle drei Rechnungen sind an diesem Tag fällig, gleich gesichert und gleich verzinst; sie geht deshalb auf die älteste, Rechnung 2026-031. Dort tilgt sie nach § 367 Abs. 1 BGB zuerst die bis dahin aufgelaufenen Zinsen von 60,19 € und dann 1.939,81 € der Hauptforderung. Von der Rechnung bleiben 1.630,19 € offen.

Die Zahlung vom 01.09.2026 nennt die Rechnung 2026-047 und geht nur auf diese: zuerst auf die Zinsen von 32,41 €, dann 1.752,59 € auf die Hauptforderung. Es bleiben 32,41 € Hauptforderung offen, auf die bis zum Stichtag noch 0,27 € Zinsen entfallen. Die Rechnung 2026-058 berührt keine der beiden Zahlungen.

Die Zinsen laufen für jede Rechnung ab dem Tag nach dem vereinbarten Zahlungstag. Für die erste Rechnung reicht der erste Abschnitt über den 1. Juli 2026: vom 10.06. bis 30.06.2026 gelten 10,27 %, danach 10,52 % (Basiszinssatz 1,27 % bzw. 1,52 % zuzüglich neun Prozentpunkten). Offen sind am Stichtag 5.940,88 €.

Was fordify dabei übernimmt

In fordify wird jede Rechnung als eigene Hauptforderung mit Datum und Zinsbeginn erfasst, mit fünf oder neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz; eine 40-Euro-Pauschale legen Sie bei Bedarf als eigene Position an. fordify teilt die Zinsen an jedem Wechsel des Basiszinssatzes und an jedem Zahlungstag in Abschnitte und weist Satz, Tage und Betrag je Abschnitt aus.

Eine Zahlung mit Rechnungsnummer wird als Zahlung mit Tilgungsbestimmung erfasst; innerhalb der bestimmten Rechnung rechnet fordify sie nach § 367 Abs. 1 BGB an. Für Zahlungen ohne Bestimmung bestätigen Sie, dass alle Rechnungen des Falls nicht tituliert, nicht besichert und gleich verzinst sind; dann rechnet fordify sie auf die zuerst fällig gewordene Rechnung an und nennt das in der Aufstellung. Ohne diese Angabe gibt fordify die Aufstellung als Prüfentwurf aus.

Einen eigenen Modus für Abschlagsrechnungen mit Schlussrechnung und für den Sicherheitseinbehalt hat fordify nicht. Der Berechnungsstichtag lässt sich frei wählen, auch in der Vergangenheit, etwa auf den Tag des Mahnantrags. Die PDF-Ausgabe lässt sich als Anlage zum Mahnantrag oder zur Klage verwenden.

Gründerlizenz für Unternehmen und Kanzleien → Umfang und Preis auf der Preisseite. Die Forderungsaufstellung selbst und ihr PDF-Export sind ohne Kauf nutzbar.

Quellen

• § 641 BGB – Fälligkeit der Vergütung
• § 650a BGB – Bauvertrag
• § 650g BGB – Zustandsfeststellung bei Verweigerung der Abnahme; Schlussrechnung
• § 632a BGB – Abschlagszahlungen
• § 286 BGB – Verzug des Schuldners
• § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
• § 247 BGB – Basiszinssatz
• § 366 BGB – Anrechnung der Leistung auf mehrere Forderungen
• § 367 BGB – Anrechnung auf Zinsen und Kosten
• § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist
• § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist
• § 204 BGB – Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung
• BT-Drs. 18/1309 (Begründung zu § 288 Abs. 5 Satz 2 BGB)
• VOB/B, § 16 Abs. 5 Nr. 3

Die Beispielrechnung wurde mit der Rechenlogik von fordify erstellt; die Zahlen im Text stimmen mit der Ausgabe der Forderungsaufstellung überein. Ist der Kunde insolvent, siehe Forderungsanmeldung im Insolvenzverfahren. Der Artikel gibt den Stand vom 09.10.2026 wieder. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung im Einzelfall. Zurück zur Startseite.