40-Euro-Verzugspauschale (§ 288 Abs. 5 BGB) und Inkassokosten in der Forderungsaufstellung

Wann die Pauschale verlangt werden kann

Die Verzugspauschale beträgt 40 Euro. Sie kann bei einer Entgeltforderung verlangt werden, wenn der Schuldner in Verzug und kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 Satz 1 BGB). Der Gläubiger muss kein Unternehmer sein. Das gilt auch, wenn es sich um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt (§ 288 Abs. 5 Satz 2 BGB).

Drei Voraussetzungen, die jede für sich scheitern kann:

• Entgeltforderung. Gemeint ist eine Forderung, die auf Zahlung eines Entgelts als Gegenleistung für eine Lieferung oder Leistung gerichtet ist, etwa ein Kaufpreis oder Werklohn. Ein Anspruch auf Schadensersatz oder auf Rückzahlung eines Darlehens gehört nicht dazu.
• Verzug. Die Pauschale entsteht mit dem Verzug nach § 286 BGB, nicht mit der Fälligkeit. Die Pauschale fällt nicht mit jeder Mahnung erneut an. Bei mehreren verspäteten Entgeltzahlungen kann sie jeweils gesondert entstehen, wenn diese unterschiedliche vergütungspflichtige Geschäftsvorgänge betreffen. Eine gemeinsame Zahlungsaufforderung schließt das nicht aus (EuGH, 20.10.2022 – C-585/20). Auch mehrere gesondert abzurechnende Lieferungen oder Leistungen aufgrund desselben Vertrags können jeweils einen Anspruch auslösen (EuGH, 01.12.2022 – C-419/21). Das bloße Aufteilen oder erneute Ausstellen einer Rechnung vervielfacht den Anspruch dagegen nicht.
• Kein Verbraucher als Schuldner. Gegenüber Verbrauchern besteht dieser Anspruch auf die 40-Euro-Pauschale nicht. Gesetzliche Verzugszinsen und gegebenenfalls der Ersatz weiterer nachgewiesener Verzugsschäden bleiben möglich.

Bei verspätetem Arbeitsentgelt lehnt das Bundesarbeitsgericht die Pauschale ab (§ 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG; BAG, Urteil vom 25.09.2018 – 8 AZR 26/18).

Die Regelung gilt für Schuldverhältnisse, die nach dem 28.07.2014 entstanden sind (Art. 229 § 34 EGBGB). Auf ein vorher entstandenes Dauerschuldverhältnis ist sie anzuwenden, soweit die Gegenleistung nach dem 30.06.2016 erbracht wird.

Anrechnung auf Rechtsverfolgungskosten

§ 288 Abs. 5 Satz 3 BGB ordnet an: Die Pauschale ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass dazu auch externe Kosten gehören, also die vorgerichtlichen Kosten eines Rechtsanwalts oder eines Inkassodienstleisters, nicht nur eigene Verwaltungskosten (EuGH, Beschluss vom 11.04.2019 – C-131/18).

Angerechnet wird auf den Ersatzanspruch gegen den Schuldner, nicht auf die Vergütung, die der Gläubiger seinem eigenen Anwalt schuldet. Dass in einer Aufstellung eine Anwaltsvergütung steht, heißt deshalb noch nicht, dass angerechnet werden muss. Es kommt darauf an, ob diese Kosten als Verzugsschaden vom Schuldner verlangt werden.

Das Ergebnis lässt sich als Formel schreiben. Für eine einzelne berechtigte 40-Euro-Pauschale und die ihr zuzuordnenden ersatzfähigen Rechtsverfolgungskosten K ergibt sich ohne weitere Positionen insgesamt: 40 € + max(0; K − 40 €). Die Pauschale bleibt mit 40 € stehen, der zusätzliche Kostenersatz sinkt um denselben Betrag. Liegen die Kosten unter 40 €, bleibt es bei der Pauschale allein. Auf mehrere Forderungen, mehrere Pauschalen oder gemeinsam berechnete Kosten lässt sich die Formel nicht unbesehen übertragen.

Die Anrechnung nach § 288 Abs. 5 Satz 3 BGB betrifft einen Schadensersatzanspruch wegen Rechtsverfolgungskosten. Ein prozessualer Kostenerstattungsanspruch nach §§ 91 ff. ZPO ist davon zu unterscheiden. Aus einer Kostenposition in der Forderungsaufstellung folgt deshalb nicht schon, dass die 40-Euro-Pauschale auf sie anzurechnen ist.

Vor der Verteilung einer Zahlung ist zu klären, welche Ansprüche zu diesem Zeitpunkt bestehen und in welcher Höhe sie zu berücksichtigen sind. Die Anrechnung der Pauschale darf nicht zu einer doppelten Geltendmachung derselben Rechtsverfolgungskosten führen. Werden frühere Ansätze korrigiert, ist auch zu prüfen, ob frühere Zahlungsverrechnungen und darauf beruhende Zinsen angepasst werden müssen.

Inkassokosten als Verzugsschaden

Inkassokosten können als Verzugsschaden ersatzfähig sein, wenn sich der Schuldner bei der kostenverursachenden Beauftragung bereits in Verzug befand und die Einschaltung aus Sicht des Gläubigers zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung erforderlich war (§§ 280 Abs. 1 und 2, 286 BGB). Kosten einer erst verzugsbegründenden Erstmahnung sind nicht schon Verzugsschaden. War der Verzug ohne Mahnung bereits eingetreten, ist die erste Mahnung anders einzuordnen.

Für die Obergrenze erstattungsfähiger Kosten eines Inkassodienstleisters ist die entsprechende Anwaltsvergütung nach dem RVG maßgeblich (§ 13e Abs. 1 RDG). Ist Gegenstand der Tätigkeit eine außergerichtliche Inkassodienstleistung wegen einer unbestrittenen Forderung, beträgt der Gebührensatz grundsätzlich höchstens 0,9, in einfachen Fällen nur 0,5; mehr als 0,9, höchstens 1,3, kommt nur bei besonders umfangreicher oder besonders schwieriger Inkassodienstleistung in Betracht (Anm. Abs. 2 zu Nr. 2300 VV RVG). Das gilt für anwaltliche Inkassodienstleistungen unmittelbar, für den Ersatz der Kosten eines Inkassodienstleisters vermittelt über § 13e RDG. Entscheidend ist die Tätigkeit wegen einer unbestrittenen Forderung, nicht allein die Berufsbezeichnung. 0,9 ist keine automatische Pauschalgebühr; der Satz ist im Einzelfall zu bemessen. Bei einem Gegenstandswert bis 50 Euro beträgt die 1,0-Gebühr in dieser Konstellation 31,50 Euro (§ 13 Abs. 2 RVG); das ist nicht automatisch der zu erstattende Betrag.

Obergrenze der Inkassokosten berechnen → Forderungshöhe und Art der Forderung eintragen, mit 0,9-Grenze und Kleinforderungen bis 50 Euro.

Die Stelle in der Forderungsaufstellung

Erstattungsfähige Rechtsverfolgungskosten sind bei der Zahlungsverrechnung grundsätzlich nach § 367 BGB zu berücksichtigen. Die Einordnung der 40-Euro-Pauschale für die konkrete Zahlungsverrechnung ist gesondert zu prüfen; sie darf nicht ohne Weiteres mit der Anrechnung auf Rechtsverfolgungskosten nach § 288 Abs. 5 Satz 3 BGB gleichgesetzt werden.

In der Aufstellung stehen beide als eigene Kostenpositionen mit ihrem Entstehungsdatum: die Pauschale mit dem Beginn des Verzugs, die Inkassokosten mit dem Tag, an dem sie angefallen sind. Die Anrechnung zeigt sich bei den Inkasso- oder Anwaltskosten, nicht an der Pauschale.

Im gerichtlichen Mahnverfahren gehören beide als andere Nebenforderungen in den Antrag. Wie der Rest des Antrags aus der Aufstellung entsteht, beschreibt der Artikel Forderungsaufstellung im Mahnverfahren.

Beispiel: Rechnung, Pauschale, Inkasso

Ein Großhändler stellt einem Unternehmen am 13.02.2026 eine Rechnung über 2.400,00 €. Der Schuldner ist seit dem 16.03.2026 in Verzug; verlangt werden Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) und die Pauschale von 40,00 €. Am 01.04.2026 beauftragt der Gläubiger eine Kanzlei mit dem Einzug der unbestrittenen Forderung; ein einfacher Fall im Sinne der 0,5-Gebühr liegt nicht vor. Sie berechnet eine 0,9-Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG aus 2.400,00 € (211,95 €) und die Auslagenpauschale (20,00 €), zusammen 231,95 €. Der Gläubiger ist hinsichtlich der Anwaltsleistung zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt; die Umsatzsteuer wird deshalb nicht als Schaden angesetzt. Stichtag der Aufstellung ist der 15.09.2026.

Die Anwaltskosten sind Rechtsverfolgungskosten, die als Verzugsschaden verlangt werden. Die Pauschale ist darauf anzurechnen: Neben den 40,00 € Pauschale bleiben 191,95 € Kostenersatz. Zusammen sind das 231,95 €, so viel wie die Anwaltskosten allein.

Die Zinsen teilen sich am 1. Juli 2026, als der Basiszinssatz von 1,27 % auf 1,52 % gestiegen ist: 107 Tage zu 10,27 % ergeben 72,26 €, 77 Tage zu 10,52 % ergeben 53,26 €, zusammen 125,52 €. Im Beispiel sind für Pauschale und Anwaltskosten keine eigenen Zinsen erfasst.

Ohne Anrechnung stünden die Anwaltskosten mit 231,95 € in der Aufstellung, und die Summe läge bei 2.797,47 €, 40,00 € zu hoch. fordify gibt eine solche Aufstellung nur als Prüfentwurf aus, solange keine Angabe zur Anrechnung vorliegt (siehe unten).

Annahmen des Beispiels: voller Vorsteuerabzug hinsichtlich der Anwaltsleistung, keine Teilzahlung, keine Verzinsung von Kosten und Pauschale, zutreffender erster Zinstag am 16.03.2026, anwaltliche Inkassotätigkeit wegen einer unbestrittenen Forderung und kein einfacher 0,5-Fall. Die Zinstage sind nach tatsächlichen Kalendertagen gezählt; in diesem Nichtschaltjahr ergeben ACT/365 und ACT/ACT denselben Betrag.

Was fordify dabei übernimmt

fordify nimmt die Anrechnung der 40-€-Pauschale auf einen Schadensersatzanspruch wegen Kosten der Rechtsverfolgung nach § 288 Abs. 5 Satz 3 BGB nicht automatisch vor. Ob Kosten als Verzugsschaden verlangt werden und ersatzfähig sind, kann das Programm nicht beurteilen. Es macht die Anrechnung deshalb sichtbar und fragt nach, statt still zu rechnen:

• Sind in einem Fall eine Pauschale und weitere Kostenpositionen erfasst, erscheint bei der Pauschale der Hinweis „Anrechnung prüfen“, bei den übrigen Kostenpositionen ein Verweis darauf.
• Vor Druck, PDF- und CSV-Export fragt fordify nach Ihrer Prüfung. Zur Wahl stehen „Anrechnung nicht erforderlich“, „Erforderliche Anrechnung bereits berücksichtigt“ oder die Ausgabe als Prüfentwurf.
• „Bereits berücksichtigt“ gilt nur zusammen mit der Kostenposition und dem Betrag, bei dem die Anrechnung erfolgt ist. fordify weist diese Angabe in der Aufstellung aus, prüft sie aber nicht inhaltlich.
• Ohne eine dieser Angaben gibt fordify die Aufstellung als Prüfentwurf mit dem offenen Prüfpunkt im Dokument aus.
• Ändern sich die für die Prüfung maßgeblichen Angaben, etwa Betrag oder Datum einer beteiligten Kostenposition, fragt fordify erneut.

Die Anrechnung selbst nehmen Sie in den erfassten Beträgen vor: entweder indem Sie die Inkasso- oder Anwaltskosten gleich um den anzurechnenden Betrag gemindert erfassen, wie im Beispiel oben, oder über eine Gutschrift in Höhe des anzurechnenden Betrags, die ausdrücklich der betreffenden Kostenposition zugeordnet ist. Eine Gutschrift muss zeitlich die richtige Korrektur abbilden: Ist die Ersatzforderung von Anfang an gemindert, darf sie nicht erst durch einen späteren Vorgang reduziert werden, wenn dadurch zwischenzeitliche Verrechnungen oder Zinsen falsch bleiben. Danach wählen Sie „Erforderliche Anrechnung bereits berücksichtigt“ und geben Kostenposition und Betrag an.

Davon zu unterscheiden ist die Verteilung einer Zahlung: Bei Zahlungen ohne Tilgungsbestimmung rechnet fordify die Pauschale wie Kosten vor Zinsen und Hauptforderung an. Beeinflusst diese Einordnung die ausgewiesenen Zinsen oder die Hauptforderung, gibt fordify die Aufstellung als Prüfentwurf aus.

Quellen

• § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
• § 286 BGB – Verzug des Schuldners
• § 280 BGB – Schadensersatz wegen Pflichtverletzung
• § 367 BGB – Anrechnung auf Zinsen und Kosten
• Art. 229 § 34 EGBGB – Überleitungsvorschrift
• § 13e RDG – Erstattungsfähigkeit der Kosten von Inkassodienstleistern
• § 13 RVG – Wertgebühren
• Anlage 1 zum RVG – Vergütungsverzeichnis (Nr. 2300, Nr. 7002)
• § 12a ArbGG – Kostentragungspflicht
• EuGH, Beschluss vom 11.04.2019 – C-131/18 (Gambietz)
• EuGH, Urteil vom 20.10.2022 – C-585/20
• EuGH, Urteil vom 01.12.2022 – C-419/21
• BAG, Urteil vom 25.09.2018 – 8 AZR 26/18

Die Beispielrechnung wurde mit der Rechenlogik von fordify erstellt; die Zahlen im Text stimmen mit der Ausgabe der Forderungsaufstellung überein. Der Artikel gibt den Stand vom 26.09.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Zurück zur Startseite.